一、档案管理部门

办公室是本会文书档案的管理部门，其主要职责如下：

1、制定档案立卷、建档、归档、销毁等相关规章制度；

2、做好各类文书和电子档案的收集、整理、保管和销毁工作；

3、指导和监督本会其他部门各类文件、材料的立卷归档工作；

4、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化和电子化。

二、归档范围

1、规范性文件：包括上级发布需要本会执行的，以及本会制发的各种正式文件、规章制度等；

2、本会章程，理事会、监事会形成的文件、决议等材料；

3、本会各类会议、活动的相关材料；

4、本会与其他有关单位、部门签订的合同、协议以及来往函件等材料；

5、证件性文书资料：包括法人登记证、税务登记证、银行开户许可证、社会保险登记证等，以及本会获得的各类荣誉牌匾、锦旗、证书、证明等；

6、财务、会计及其管理方面的文件材料；

7、员工劳动合同、人事、法律事务管理等方面的文件材料；

8、本会固定资产，设备仪器登记、保管方面的文件材料；

9、声像制品资料：本会在各种公益慈善活动活动中，以声像形式记录或拷贝下来的各种资料。

10、其他重要资料。

三、进档归卷

各部门要及时将各自业务范围的资料进行整理归卷，汇总后的档案转交办公室集中统一进档保管。

四、归档案卷保存

1、案卷质量总要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值实行归档，便于保管和利用。

2、所有归档文件材料的种类、份数，以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，应予合并立卷。

4、对不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。其他文件的立卷按照有关规定执行。

5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。

6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

7、案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案销毁制度

1、档案销毁，须按照国家规定档案销毁的标准，结合本会实际工作需要，严格进行鉴定。

2、经鉴定确需销毁的档案，须做好记录，列出档案销毁清册。

3、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

4、批准销毁的档案，要及时送专业处理单位，不得私自销毁。销毁完毕后，鉴销人要在销毁清册上写明日期并签名盖章。

5、档案销毁后，须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。

六、附则

本办法经2024年10月18日会长办公会议审议通过后施行，由本会办公室负责解释。